Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO Stand: April 2021

Im Folgenden möchten wir Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung des Videokonferenzwerkzeugs Visavid (im Folgenden: „Visavid“) im Ressortbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus (i.F.: Dienststellen) informieren:

Im Abschnitt I informieren wir Sie über die Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit dem Betrieb der Login-Website viko.bycs.de. Die Datenverarbeitungen, die zum Anzeigen dieser Login-Seite erforderlich sind, liegen in der datenschutzrechtlichen Verantwortung des Staatsministeriums.

Im Abschnitt II informieren wir Sie über die durch die jeweilige Schule/Dienststelle stattfindende Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung und Verwendung der Anwendung Visavid. Die Erstellung von Videokonferenzen mittels Visavid (und damit verbunden das Versenden von Einwahllinks) ist ausschließlich durch Lehrkräfte, erst nach dem Login möglich. Entsprechend finden Sie diese Personen betreffende Informationen in Abschnitt II.B). Die Teilnahme an Videokonferenzen ist jeder eingeladenen Person möglich, also insbesondere Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und anderen Gastnutzern (z.B. Externe). Entsprechend finden Sie diese Personen betreffende Informationen in Abschnitt II.A).

I) Betrieb der Login-Website viko.bycs.de

A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus

Salvatorstraße 2

80327 München

Tel: 089 2186-0

poststelle@stmuk.bayern.de

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten/unsere Datenschutzbeauftragte unter:

Behördliche Datenschutzbeauftragte des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus

Salvatorstraße 2

80327 München

Telefon: 089 2186-0

datenschutzbeauftragter@stmuk.bayern.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Bereitstellung des (Login-)Portals für Visavid.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1

Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch die

Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92318 Neumarkt

Die Auctores GmbH bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung findet im EWR statt.

Bei Vorliegen einer etwaigen gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts-und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist (siehe insbes. unter I.B) „Protokollierung“).

Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

- Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).

- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).

- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

- Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0

Telefax: 089 212672-50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von I.A) genannten Kontaktdaten erreichen.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Die Login-Website für Visavid wird im Auftrag des StMUK durch die Auctores GmbH als Auftragsverarbeiter technisch umgesetzt. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs des zugehörigen Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch die

Auctores GmbH

Amberger Straße 82
92318 Neumarkt
verarbeitet.

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

- Datum und Uhrzeit der Anforderung

- Name der angeforderten Datei

- Seite, von der aus die Datei angefordert wurde

- Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)

- verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem

- vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners

- Benutzername des angemeldeten Nutzerkontos (sofern nach dem Aufruf der Website ein Login erfolgt)

- übertragene Datenmenge.

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können die Daten nach Anforderung im Einzelfall an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Aktive Komponenten

Wir verwenden Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.

Cookies

Wir setzen und verwenden keine Cookies.

Hinweis:

Wir verwenden „Local Storage“. Der Local Storage bietet Applikationen, die im Browser laufen, die Möglichkeit, Daten dort abzulegen. Anders als ein Cookie wird der Local Storage nicht automatisch an einen Server übertragen. Vielmehr organisiert die Applikation erst bei der Nutzung von Visavid entsprechend der Konfiguration, ob und welche Daten verarbeitet werden.

So hat die Nutzerin oder der Nutzer auch ohne Login z.B. die Möglichkeit ihren oder seinen Namen für weitere Sitzungen zu speichern. Das wird ausschließlich über den Local Storage, der sich auf dem Computer befindet, gelöst. Dort wird der Name abgelegt und beim erneuten Aufrufen ausgelesen. Der Nutzerin oder dem Nutzer wird lediglich das Feld für den Teilnehmernamen vorausgefüllt und erst durch das Klicken auf „Betreten“ der Videokonferenz werden die Daten tatsächlich übermittelt.

Auswertung des Nutzungsverhaltens

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

II) Datenverarbeitungen im Rahmen der Verwendung von Visavid

Im Abschnitt II möchten wir Sie über die durch die Schule stattfindende Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Anwendung Visavid informieren.

Unter II.A) finden Sie Informationen zur Datenverarbeitung von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte; Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung).

Unter II.B) finden Sie Informationen zur Datenverarbeitung von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte)

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

„Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO ist die jeweilige Schule/Dienststelle, welche Du besuchst/Sie besuchen/an welcher Sie tätig sind, bzw. über die Sie einen Einladungslink erhalten haben. Eine vollumfänglich ausgefüllte Version dieser Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie im Rahmen der Datenschutzhinweise im Internetauftritt der jeweiligen Schule bzw. Dienststelle. Sollte die Schule/Dienststelle nicht über einen eigenen Internetauftritt verfügen, haben Sie die Datenschutzhinweise in anderweitiger Form erhalten und können diese bei Bedarf erneut bei der Schule/ Dienststelle anfordern.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Zuständiger Datenschutzbeauftragter ist der Datenschutzbeauftragte der jeweiligen Schule/Dienststelle, welche Du besuchst/Sie besuchen/an welcher Sie tätig sind, bzw. über die Sie einen Einladungslink erhalten haben. Eine vollumfängliche Version dieser Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie im Rahmen der Datenschutzhinweise im Internetauftritt der jeweiligen Schule oder Dienststelle. Sollte die Schule/Dienststelle nicht über einen eigenen Internetauftritt verfügen, haben Sie die Datenschutzhinweise in anderweitiger Form erhalten und können diese bei Bedarf erneut bei der Schule/Dienststelle anfordern.

A) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte; Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung)

Bei den Daten von Videokonferenzteilnehmerinnen und -teilnehmern ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler ohne IDM-Anbindung) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen der Durchführung einer Videokonferenz bekannt werden. Das sind beispielsweise Name, IP-Adresse, Inhaltsdaten der Videokonferenz und des Chats, ggfs. inklusive Bild und Ton (vgl. Ziffer 3.1.2, 3.1.5, 3.2 und 3.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden Protokolldaten von uns gespeichert.

Im Rahmen der Anwendung Visavid verwenden wir Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.

Wir setzen und verwenden dabei keine Cookies.

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 19 Abs. 4 BaySchO i.V.m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Zwecke

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung von Visavid erfolgt zur Bereitstellung von Videokonferenzräumen mit integrierter Chat-Funktion für Schulen und weitere Dienststellen, für Schulen zu den in Ziffer 1 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecken, insbesondere

zum Zwecke der Durchführung von Distanzunterricht,
der Durchführung von Kommunikation mit Erziehungsberechtigten.

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Empfänger sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der jeweiligen Videokonferenz (beispielsweise pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler, Praktikantinnen und Praktikanten, Referendarinnen und Referendare, Seminarlehrerkräfte und Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer). Diese sind Empfänger hinsichtlich der in der Videokonferenz jeweils sichtbaren oder hörbaren Daten (konkret: sichtbare Profilinformationen, Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen und der gruppenbezogenen Nutzungsdaten, hierzu Ziffer 4.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Externe Empfänger

Externe Empfänger können schul-externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Videokonferenzen sein (beispielsweise von anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen). (Zu den jeweiligen Datenarten, die diese empfangen können, vgl. o.)

Zur Bereitstellung und Nutzung von Visavid ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).

Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support von Visavid folgender Auftragsverarbeiter:

o Auctores GmbH

Die Auctores GmbH bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services, einer Support-Hotline oder der Bereitstellung von VOIP-Interconnect für die telefonische Einwahl „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Übermittlungsempfänger.

Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Vorgaben zur Speicherdauer sind grundsätzlich Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO zu entnehmen.

Davon abweichend gilt Folgendes:

Die Protokolldaten werden aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webservern nach spätestens sieben Tagen durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.

Sämtliche Daten, die innerhalb einer Videokonferenz anfallen – also nicht nur Videobild und Ton (s. Ziffer 3.2 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO), sondern insbesondere auch Chatnachrichten (s. Ziffer 3.3 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) – werden nicht gespeichert, sondern mit Beendigung der Videokonferenz gelöscht.

B) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte)

Zusätzlich zu den unter a) genannten Datenarten werden von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte) nach dem Login Stammdaten, Passwort und Inhaltsdaten im Sinne der Ziffern 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO verarbeitet.

Darüber hinaus wird im Account der Nutzer gespeichert, dass die Nutzerinnen und Nutzer den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage

Für die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten sind die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG, soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Zwecke

Siehe oben unter II.A) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung) - Zwecke.

Darüber hinaus wird Visavid zu Fortbildungszwecken genutzt.

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Von der Schule beauftragter Administrator hinsichtlich Stammdaten, Passwort (dies nur schreibend) und Inhaltsdaten (Ziffer 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Im Übrigen siehe oben unter II.A) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung) – Schulinterne Empfänger.

Externe Empfänger

Dauer der Speicherung

Weitere Informationen zum Datenschutz

Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten als betroffene Person und der jeweils für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen der jeweiligen Schule/Dienststelle, die auf den jeweiligen Homepages abrufbar sind. Sollte die Schule/Dienststelle nicht über einen eigenen Internetauftritt verfügen, haben Sie die Datenschutzhinweise bereits in anderweitiger Form erhalten. Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich auch an die Schule/Dienststelle sowie den Datenschutzbeauftragten der Schule/Dienststelle wenden.